Документтерди башкаруу ар кандай бизнестин маанилүү бөлүгү болуп саналат. Документтер ар бир уюмдун кан тамыры болуп саналат жана аларды туура башкаруу бизнестин ийгилиги үчүн абдан маанилүү.
Документти башкаруу тутумдарынын ар кандай түрлөрү бар жана сиздин уюмуңуз үчүн эң жакшы система сиздин өзгөчө муктаждыктарыңызга жараша болот. Бирок, бардык документ башкаруу системалары камсыз кылууга тийиш болгон кээ бир негизги өзгөчөлүктөр бар.
Биринчи кезекте, документ башкаруу системасы сиздин уюмуңуздун бардык документтерин сактоого жана уюштурууга жөндөмдүү болушу керек. Система документтерди издөө жолун камсыз кылышы керек жана системага жаңы документтерди кошуу оңой болушу керек.
Экинчиден, документ башкаруу системасы документтериңизди коргоо үчүн коопсуздук функцияларын камсыз кылышы керек. Система сиздин документтериңизге кимдер кире алгандыгын көзөмөлдөөгө мүмкүндүк берип, документтериңизге кимдер киргенин көзөмөлдөөгө мүмкүндүк бериши керек.
Үчүнчүдөн, документ башкаруу системасы башка бизнес системалары менен интеграцияланышы керек. Мисалы, система сиздин уюмуңуздун электрондук почта системасы менен интерфейске ээ болушу керек, андыктан электрондук почталар документ башкаруу системасында берилиши жана сакталышы мүмкүн.
Документти башкаруу тутумдарынын ар кандай түрлөрү бар жана сиздин уюмуңуз үчүн эң жакшы система сиздин өзгөчө муктаждыктарыңызга жараша болот. Бирок, бардык документ башкаруу системалары камсыз кылууга тийиш болгон кээ бир негизги өзгөчөлүктөр бар.
Биринчи кезекте, документ башкаруу системасы сиздин уюмуңуздун бардык документтерин сактоого жана уюштурууга жөндөмдүү болушу керек. Система документтерди издөө жолун камсыз кылышы керек жана системага жаңы документтерди кошуу оңой болушу керек.
Экинчиден, документ башкаруу системасы документтериңизди коргоо үчүн коопсуздук функцияларын камсыз кылышы керек. Система сиздин документтериңизге кимдер кире алгандыгын көзөмөлдөөгө мүмкүндүк берип, документтериңизге кимдер киргенин көзөмөлдөөгө мүмкүндүк бериши керек.
Үчүнчүдөн, документ башкаруу системасы башка бизнес системалары менен интеграцияланышы керек. Мисалы, система сиздин уюмуңуздун электрондук почта системасы менен интерфейске ээ болушу керек, андыктан электрондук почталар документ башкаруу системасында берилиши жана сакталышы мүмкүн.
Артыкчылыктары
Doc Management - бул бизнеске документтерди башкаруу процесстерин тартипке келтирүүгө жардам бере турган күчтүү курал. Бул бизнеске документтерди башкаруу тапшырмаларын автоматташтыруу аркылуу убакытты, акчаны жана ресурстарды үнөмдөөгө жардам берет. Ал ошондой эле бизнеске документтердин коопсуздугун жана тармактык эрежелерди сактоого жардам берет.
Документтерди башкаруунун артыкчылыктарына төмөнкүлөр кирет:
1. Автоматташтыруу: Документти башкаруу файлды берүү, архивдөө жана издөө сыяктуу документтерди башкаруу тапшырмаларын автоматташтыра алат. Бул кол процесстерин жок кылуу менен бизнестин убактысын жана акчасын үнөмдөйт.
2. Коопсуздук: Doc Management бизнеске документтерин уруксатсыз кирүүдөн коргоого жардам берет. Ал ошондой эле документтердин коопсуз сакталышын камсыздоо менен ишканаларга тармактык эрежелерди сактоого жардам берет.
3. Кызматташуу: Документтерди башкаруу бир нече колдонуучуларга реалдуу убакытта документтерге кирүү жана түзөтүү мүмкүнчүлүгүн берүү менен бизнеске натыйжалуураак кызматташууга жардам берет. Бул ишканаларга өндүрүмдүүлүктү жогорулатууга жана каталарды азайтууга жардам берет.
4. Жеткиликтүүлүк: Документтерди башкаруу колдонуучуларга каалаган түзмөктөн документтерге кирүү мүмкүнчүлүгүн берүү менен бизнеске документтерди жеткиликтүүрөөк кылууга жардам берет. Бул ишканалардын натыйжалуулугун жогорулатууга жана чыгымдарды кыскартууга жардам берет.
5. Масштабдалуусу: Документти башкаруу бизнеске бизнес өскөн сайын документти башкаруу процесстерин масштабдоого жардам берет. Бул ишканаларга кол процесстеринен качуу менен убакытты жана акчаны үнөмдөөгө жардам берет.
Жалпысынан Doc Management бизнеске документтерди башкаруу процесстерин иретке келтирүүгө, коопсуздукту жакшыртууга жана кызматташууну жогорулатууга жардам берет. Ал ошондой эле документтерди башкаруу тапшырмаларын автоматташтыруу аркылуу бизнеске убакытты, акчаны жана ресурстарды үнөмдөөгө жардам берет.
